Am 15. März 2018 ist die Änderung des Gesetzes über das Landesgerichtsregister in Kraft getreten, eine Gesetzesänderung, die besonders für die Gesellschaften wichtig ist, deren Geschäftsführungen in Ausland ansässigen Personen angehören. Es erweist sich nämlich, dass um einen Jahresabschluss einreichen zu können, diese Personen über eine persönliche Identifikationsnummer (PESEL) verfügen werden müssen.

Die Gesetzesänderung verpflichtet die Unternehmen zu einer elektronischen Jahresabschlusserstattung, in dem die Anmeldung mittels eines speziell zu diesem Zweck erstellten teleinformatischen Systems vorzunehmen ist.

Dabei wird die Pflicht, die Berichte in elektronischer Form nach Maßgabe des oben angeführten Art. 19e Abs. 1 des Gesetzes über das Landesgerichtsregister zu erstellen, ab dem 1. Oktober 2018 gelten. Hingegen im Übergangszeitraum, d.h. vom 15. März bis zum 30. September, werden die in Papierform erstellten Berichte gescannt und mittels des teleinformatischen Systems übermittelt.

In beiden Fällen wird es jedoch erforderlich sein, sie mit einer qualifizierten elektronischen Signatur oder einer durch das vertraute Profil der elektronischen Plattform für Leistungen der öffentlichen Verwaltung (ePUAP) mindestens durch eine natürliche Person zu bestätigen, deren persönliche Identifikationsnummer (PESEL) im Landesgerichtsregister bekanntgegeben ist, und die als vertretungsberechtigter Geschäftsführer, zum Vertreten einer Personengesellschaft berechtigter Gesellschafter, Insolvenzverwalter oder Liquidator eingetragen ist.

Aus dem Obigen geht hervor, dass eine natürliche Person, die keine (im Landesgerichtsregister bekanntgegebene) persönliche Identifikationsnummer PESEL hat, keine Berichte erstatten können wird. Dieses Problem betrifft hauptsächlich Gesellschaften mit ausländischem Kapital, da vor allem ihren Geschäftsführungen den in Ausland ansässigen Personen angehören.

Wenn ein ausländischen Geschäftsführer in Polen gemeldet ist, so hat er nach Angabe des Ministeriums für Digitalisierung eine persönliche Identifikationsnummer PESEL beim, für seinen Wohnsitz zuständigen Gemeindeamt zu beantragen. Wenn er dagegen nicht gemeldet ist, so wie es aus unserer Erfahrung in den meisten Fällen ist, wird ein solcher Antrag bei einem, für den Firmensitz des Arbeitgebers zuständigen Amt gestellt. Im Fall wenn der Antragsteller nicht arbeitet, oder wenn der Arbeitgeber seinen Sitz außerhalb der Grenzen der Republik Polen hat, zuständig wird das Amt der Hauptstadt Warszawa - Stadtbezirk Stadtmitte sein.

Nachdem die PESEL - Nummer vergeben wird, ist diese Tatsache beim Landesgerichtsregister zu melden.

Da das gesamte Verfahren, insbesondere die Wartezeit bis zur Bekanntgabe der PESEL- Nummer beim Landesgerichtsregister sehr zeitaufwendig ist, und auch wegen der Pflicht des Antragstellers beim gegebenen Amt persönlich zu erscheinen, empfehlen wir die erforderlichen Formalitäten nicht bis zum allerletzten Augenblick aufzuschieben.

Gleichzeitig möchten wir darauf hinweisen, dass das Justizministerium auf der WWW-Seite https://ekrs.ms.gov.pl/ bereits als unentgeltliche Dienstleistung ein „Repositorium von Finanzdokumenten” anbietet. Es ist möglich nicht nur unentgeltlich einen Finanzbericht und sonstige Finanzdokumente einzureichen, sondern auch unentgeltlich Finanzdokumente eines im Unternehmensregister des Landesgerichtsregisters eingetragenen Unternehmens anzufragen und herunterzuladen.

Barbara Otrzonsek,  tax consultant, ATA Tax Sp. z o.o.