15 marca 2018 r. weszła w życia nowelizacja ustawy o KRS szczególnie istotna dla tych spółek, w których zarządzie zasiadają cudzoziemcy. Okazuje się bowiem, ażeby móc złożyć sprawozdanie finansowe, będą oni musieli dysponować numerem PESEL.

Ustawa nowelizująca nakłada na podmioty obowiązek składania sprawozdań drogą elektroniczną, dokonując zgłoszenia poprzez specjalnie na ten cel utworzony system teleinformatyczny.

Przy czym, obowiązek sporządzania sprawozdań w formie elektronicznej, wynikający z przytoczonego powyżej art. 19e ust. 1 ustawy o KRS, obowiązywać będzie od 1 października 2018 r. W okresie przejściowym natomiast, tj. od 15 marca do 30 września, sporządzone w formie papierowej sprawozdania będą skanowane i przesyłane poprzez system teleinformatyczny.

W obydwu przypadkach konieczne będzie jednakże ich opatrzenie kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP przez co najmniej jedną osobę fizyczną, której numer PESEL ujawniony został w KRS, wpisaną jako członek organu uprawnionego do reprezentowania, wspólnik uprawniony do reprezentowania spółki osobowej, syndyk albo likwidator.

Z powyższego wynika, że osoba fizyczna, która nie będzie miała numeru PESEL (ujawnionego w KRS), nie będzie mogła składać sprawozdań. Problem ten dotyczy głównie spółek z kapitałem zagranicznym, gdyż w to ich zarządach przede wszystkim zasiadają cudzoziemcy.

Jeśli cudzoziemiec jest w Polsce zameldowany, to zgodnie z informacjami udostępnionymi przez Ministerstwo Cyfryzacji wystąpić on musi z wnioskiem o nadanie numeru PESEL w urzędzie gminy właściwym dla miejsca zamieszkania. Jeśli natomiast nie jest zameldowany, co jak wynika z naszej praktyki najczęściej ma miejsce, wniosek taki składany jest w urzędzie ustalonym ze względu na siedzibę pracodawcy. W przypadku gdy wnioskodawca nie pracuje, bądź jego pracodawca ma siedzibę poza granicami RP, właściwym będzie Urząd Dzielnicy Śródmieście m.st. Warszawy.

Po uzyskaniu numeru PESEL fakt ten musi zostać zgłoszony w KRS.

Z uwagi na czasochłonność całego procesu, szczególnie w zakresie czasu oczekiwania na ujawnienie numeru PESEL w KRS, a także osobistego stawienia się wnioskodawcy w odpowiednim urzędzie, zalecamy, by nie odkładać niezbędnych formalności na ostatni moment.

Jednocześnie pragniemy wskazać, że Ministerstwo Sprawiedliwości uruchomiło już na stronie https://ekrs.ms.gov.pl/ bezpłatną usługę „Repozytorium Dokumentów Finansowych”. Możliwe jest nie tylko bezpłatne złożenie sprawozdania finansowego i innych dokumentów finansowych, lecz także bezpłatne wyszukanie i pobranie dokumentu finansowego podmiotu wpisanego do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego.

Barbara Otrzonsek, konsultant podatkowy, ATA Tax Sp. z o.o.